El Centro de Investigación y Formación Integral Venezolano en el III Congreso Internacional de TIC y Pedagogía - UPEL
Sistemas
de Información: Herramienta de Planificación en las Universidades Venezolanas
Área
Temática: TIC Inclusión y Comunidad
Autores:
Jorge Eliecer
Villarroel Velásquez* Yusmalis Ochoa
Labarca** Hilda Rincón Perozo***
Centro
de Investigación CIFIV
Universidad
del Zulia
RESUMEN
El objetivo de la presente investigación es analizar los
sistemas de información (S.I) como herramienta de planificación en las
universidades venezolanas. La metodología utilizada es de tipo documental, la
cual a través de una revisión bibliografica exhaustiva, permitió contrastar el
punto de vista de diferentes autores en cuanto a los S.I y la planificación en
las organizaciones. Una vez finalizado este estudio, se concluyó que dentro de
las herramientas que debe manejar la gerencia en las universidades venezolanas
para llevar a cabo una adecuada planificación, se encuentran los S.I, y que
esta tecnología está invadiendo todos los sectores; por una parte, debido a que
proporcionan una base integrada, significativa y cuantificada para el proceso
de planificación, permitiendo ampliar el alcance de las actividades y el
mejoramiento de la calidad de los procesos; y por la otra, por el aumento de
programación y computadores diseñados para propósitos específicos. Se recomienda
que las universidades aprovechen los beneficios que ofrecen las Tecnologías de
Información y Comunicación (TIC), entre ellas los S.I; creando plataformas
tecnológicas a través de parques tecnológicos universitarios, que garanticen el
mejor aprovechamiento de la tecnología.
Descriptores: sistemas de información,
planificación, universidades, universidades venezolanas, Tic´s.
- SISTEMAS
DE INFORMACIÓN. GENERALIDADES
Para una organización un SI,
constituye uno de los elementos de mayor complejidad con los que puede trabajar
el ser humano, dado el gran número de variables con las que puede operar; por
lo que pretender dar una definición exacta que lo englobe en su totalidad, podría
no cubrir su significado completo o por el contrario ser excesivamente global.
Sin embargo, como punto de partida se pueden adoptar definiciones lo
suficientemente genéricas que sirvan como marco de referencia para su
entendimiento, a pesar de su amplitud.
Para Aklreu, Ricart y Valor (2002) es
un conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un
entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos;
estructurados (Base de datos BD) de una organización, recopilan, procesan y
distribuyen selectivamente la información necesaria para, la operatividad
habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la
misma.
Por lo tanto, se puede definir un
sistema de información como un conjunto de funciones o componentes
interrelacionados que forman un todo y que incluyen hardware, software, medios
de almacenamientos de datos, ya sea primarios, secundarios y bases de datos
relacionadas entre si, con el fin de procesar entradas para realizar
transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de información
importantes para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
En
definitiva, los sistemas de información deben dar soporte a los objetivos y
estrategias de la organización, proporcionando a todos los niveles de la misma,
la información necesaria para controlar las actividades que realiza. En este
sentido, el objetivo fundamental de un sistema de información es ayudar al
desempeño de las actividades que desarrolla la empresa, suministrando la
información adecuada, con la calidad requerida, a la persona o departamento que
lo solicita, en el momento y lugar especificados con el formato más útil para
el receptor.
2.
LA PLANIFICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES. UNA PERSPECTIVA GLOBAL
La
importancia de la planificación formal en las organizaciones ha aumentado en
forma dramática. Hasta mediados del siglo XX, estaba limitada, en su mayor
parte, a una cuantas corporaciones de gran tamaño. Actualmente, es una función
administrativa muy extendida en cualquier organización sin importar el tamaño
que ésta tenga, ni la actividad que realiza.
Al
respecto, el conjunto de decisiones y acciones que toman los administradores
para que la organización alcance sus metas se llama estrategia. Desde este
enfoque, planificar consiste tanto en fijar metas como en trazar estrategias. En
la mayoría de las organizaciones, la planificación es una actividad tripartita.
La primera fase consiste en determinar la misión y las metas de la
organización. Una declaración de misión es una expresión general del propósito
fundamental de una organización; donde se pretende señalar los productos y
clientes, así como distinguir a la organización de sus competidores en algún
aspecto.
La segunda fase consiste en formular
la estrategia; donde los administradores analizan la situación presente de la
organización, para luego concebir y elaborar las estrategias necesarias para
alcanzar sus metas y su misión. La tercera fase es la implantación de la
estrategia, allí los administradores deciden como asignar entre personas y
grupos de la organización los recursos y las responsabilidades que se requieren
para plantear estrategias (Jones y George, 2006).
Se puede
decir, que sin importar el nivel de que se trate, en una organización, planificar
supone decidir con antelación los objetivos que se desean lograr y las acciones
que hay que llevar a cabo para alcanzarlos, indicando los responsables de cada
una de las acciones necesarias, todo ello teniendo en cuenta las contingencias
que puedan presentarse. De allí, que puede afirmarse entonces, que el éxito o
fracaso de una organización, depende en gran medida de una buena o mala
planificación.
3. UNIVERSIDADES
VENEZOLANAS. AGENTES CLAVES DE TRANSFORMACIÓN
Según el
articulo 1 de la Ley
de Universidades (1970), la
Universidad es fundamentalmente una comunidad de intereses
espirituales que reúne a profesores y estudiantes en la tarea de buscar la
verdad y afianzar los valores trascendentales del hombre. Son instituciones al
servicio de la nación y deben realizar una función rectora, en la educación, la
cultura y la ciencia. Para cumplir estas misiones, sus actividades se dirigen a
crear, asimilar y difundir el saber mediante la investigación y la enseñanza; a
completar la formación integral iniciada en los ciclos educacionales
anteriores; y a formar equipos profesionales y técnicos que necesita la Nación para su desarrollo.
(Artículos 2 y 3 Ley de Universidades, 1970).
En Venezuela, existen tres tipos de
universidades: Universidades nacionales Autónomas, las cuales disponen de autonomía
organizativa para dictar sus normas internas, autonomía académica para
planificar, organizar y realizar los programas de investigación, docencia y
extensión que la propia institución considera necesario para el cumplimiento de
sus fines; autonomía administrativa para elegir y nombrar sus autoridades y
designar su personal docente, de investigación y administrativo; autonomía económica
y financiera para organizar y administrar su patrimonio. (Articulo 9 Ley de
Universidades, 1970).
Universidades
Nacionales Experimentales, instituciones creadas por el Estado venezolano, con
el fin de ensayar nuevas orientaciones y estructuras académicas y
administrativas. Estas universidades gozan de autonomía dentro de las
condiciones especiales requeridas por la experimentación educativa. Su organización y funcionamiento se
establecen por Reglamento Ejecutivo (Artículo 10 Ley de Universidades, 1970).
Universidades
Privadas, instituciones fundadas por personas naturales o jurídicas de carácter
privado. Para poder funcionar requieren la autorización del Ejecutivo Nacional
y solo pueden abrir facultades y carreras que apruebe el Consejo Nacional de
Universidades (CNU) (Articulo 173 Ley de Universidades, 1970).
Ahora
bien, sin importar el tipo de universidad de que se trate, se pueden definir
las mismas funciones para las universidades, estas son: Docencia, lo cual es la
actividad sistemática de planificación de los procesos de enseñanza; Investigación
o Creación, lo cual constituye una serie de procesos metodológicos que permiten
construir nuevas teorías o generar soluciones y por ultimo, pero no menos
importante, la Extensión que se define como la proyección, en forma integrada
de las funciones de docencia e investigación. (Cabeza, 2004).
Asimismo,
señala el autor, debe existir una
estrecha relación entre docencia e investigación, la cual se proyecte en la
extensión, y más ampliamente en la función social de las universidades. En la
actualidad, las universidades venezolanas para cumplir cabalmente con sus
funciones, deben enfrentarse a un proceso de cambio y modernización, a fin de
adaptarse a la realidad, éstas requieren ser más eficientes, producir un
impacto en las situaciones de compromiso que demanda la sociedad y el
Estado, formar eficientemente el recurso
humano para el desarrollo del país; además de incrementar su eficacia
incidiendo en las áreas profesionales que les competen, fortaleciendo y
desarrollando áreas disciplinarias para hacer aportes en el saber, en las artes
que las califiquen ante el país y en la comunidad universitaria global.
4. LOS SISTEMAS
DE INFORMACIÓN: VINCULO CON LA PLANIFICACION ESTRATEGICA DE LA UNIVERSIDADES
En la era de la información se vive
actualmente, la sociedad se caracteriza por la tecnología, la comunicación, el
cambio constante, generado por desarrollos científicos y tecnológicos,
impactando el ámbito educativo, social, económico, cultural y político. En este
sentido, las organizaciones, incluyendo las universidades, requieren
interconectarse con el mundo global a fin de tener presencia mundial,
actualizarse, participar activamente en el acontecer de la revolución tecnológica,
llamada también la Tercera Revolución
Industrial que deviene en la formación de un nuevo paradigma tecnológico-económico
(Ferrer y Pelekais, 2004).
Al
respecto, las universidades venezolanas, actualmente en proceso de
transformación para liderar en la sociedad, es imprescindible que posean una visión
sobre su futuro, en cuanto a ser dinámico, innovador, participativo, creativo y
productivo. Para concretar esta visión en logros tangibles e intangibles, las
universidades se deben apoyar en herramientas para agregar valor a sus
productos, como es el caso de los sistemas de información.
Adicionalmente,
en ese proceso de transformación, las universidades deben contemplar la
planificación como actividad prioritaria y una estrategia global no solo para
coadyuvar al mejor cumplimiento de los fines institucionales, sino para
conseguir ventajas competitivas. Cuando en las universidades se integran la
planificación con los conceptos y posibilidades de los sistemas de información,
se siembran las bases para el desarrollo, se amplia el panorama del
conocimiento y se proporcionan nuevas orientaciones e instrumentos que aumentan
su capacidad y eficiencia.
En este
sentido, los sistemas de información, juegan un rol importante ante las nuevas
exigencias y retos planteados a las universidades en cuanto a la docencia, la
investigación, la extensión, así como en las funciones de apoyo a la academia y
la gestión, en lo que a la posibilidad y capacidad de almacenamiento,
transformación, acceso y difusión de la información se refiere.
5. METODOLOGIA
La
presente investigación se tipificó como documental, descriptiva por cuanto se
realizó un análisis exhaustivo de los puntos de vista de diferentes autores sobre
los Sistemas de Información y la Planificación Estrategica, asi como también se
revisó la normativa legal en materia de educación superior en Venezuela, la Ley
de Universidades. La investigación documental sustenta los conocimientos que
produce en la manipulación sistemática de registros que contengan información
previamente elaborada por alguien.
REFLEXIONES
FINALES
Las organizaciones sin importar el
tamaño que tengan, ni el tipo de actividad a que se dediquen, deben contar con
información oportuna y pertinente que facilite el proceso de toma de
decisiones, en cuanto a decidir con anticipación los objetivos que se desean
lograr y las acciones que hay que realizar para alcanzar dichos objetivos,
indicando a su vez los responsables de cada una de las acciones que hay que
ejecutar, y tomando en consideración las contingencias e imprevistos que puedan
presentarse; esto es lo que se conoce como planificación. Puede afirmarse
entonces, que una adecuada planificación depende en gran medida de la
posibilidad de contar con la información adecuada.
Ahora bien, para obtener dicha
información, las organizaciones deben estar apoyadas en la tecnología,
específicamente en sistemas de
información, que las ayuden en el desempeño de las actividades que desarrollan,
suministrando la información adecuada,
con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el
momento y lugar especificados, con el formato más útil para el receptor.
Al respecto, en general en las
organizaciones, el éxito en la implantación y utilización de sistemas de
información, requiere un compromiso al más alto nivel del equipo directivo
frente a la gran complejidad, costos y plazos de desarrollo, así como al
impacto en la organización y en la cultura corporativa. En el caso de las universidades este
compromiso debe ser mayor, debido a que a la utilización interna de los
sistemas de información por un número limitado de usuarios, se une la necesidad
de abrir y proyectar los sistemas de información a un número mucho mas elevado
de “clientes” (alumnos) y a la sociedad en su conjunto.
Es recomendable además, crear en las
universidades plataformas tecnológicas a través de parques tecnológicos
universitarios, que garanticen el aprovechamiento de la tecnología como
acelerador horizontal de los procesos académicos y administrativos; esto con el
fin de lograr sus metas y vincular estas
instituciones con la innovación científica y técnica, y su producción para el
entorno cambiante del siglo XXI.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFÍCAS
§ CABEZA,
María. (2004). Indicadores de Gestión de
la Educación Superior
como herramienta de planificación estratégica. Revista Venezolana de
Análisis de Coyuntura. Vol. X, No.2.
§ CONGRESO
DE LA REPUBLICA DE VENEZUELA (1970). Ley
de Universidades. Caracas. Gaceta Oficial Nº 1.429, 08 de septiembre de
1970.
§ CHIAVENATO,
Idalberto. (2006). Introducción a la teoría general de la administración. Séptima Edición. Editorial
McGraw-Hill Interamericana. México.
§ FERRER, Thaís y PELEKAIS,
Cira. (2004). Tendencias Gerenciales y la Gestión Universitaria.
Revista de Ciencias Sociales. Vol. X, No. 1.
§ JONES,
Gareth y GEORGE, Jennifer. (2006). Administración
contemporánea. Cuarta Edición. Editorial McGraw-Hill Interamericana.
México.
